(目的)

第1条　この規程は、別に定めがあるものを除くほか、文書の取扱いについて、必要な事項を定めることを目的とする。

(用語の定義)

第1条の2　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書は、すべて適正かつ円滑に取り扱い、常にわかりやすく整理し、事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。

(文書の作成)

第2条の2　職員は、審議又は検討の経緯その他の意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績について、合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。

(総務課長の職務)

第3条　文書の収受、浄書、印刷、発送、保存、廃棄等の文書事務は、総務課長が掌理する。

(課長の職務)

第4条　各課の長(以下「課長」という。)は、その所管の文書事務を総括し、所属職員を指揮監督して、たえず文書の円滑な処理に留意し、常にその経過を明らかにしておかなければならない。

(文書取扱主任)

第5条　課長の文書事務を補佐するため、各課に文書取扱主任を置く。

(文書取扱主任の職務)

第6条　文書取扱主任の職務は、次のとおりとする。

(帳簿等の種類)

第7条　文書処理のため備え付ける帳簿等は、次のとおりとする。

(文書の種類等)

第8条　文書の種類、作成要領及び公文例については、鳥取市公文規程(平成2年鳥取市訓令第21号。以下「公文規程」という。)の例による。

(文書処理年度)

第9条　文書の処理に関する年度は、別に定めるもののほか、4月1日から翌年3月31日までとする。

(到達文書の収受及び配布)

第10条　水道局に到達した文書(南地域水道事務所又は西地域水道事務所(以下「各事務所」という。)に到達したもの及び電子文書を除く。)は、総務課総務係長(以下「総務係長」という。)、各事務所に到達したものについては各所長が指名した職員(以下「指名職員」という。)において収受し、直ちに各課の文書取扱主任に配布するものとする。

(料金未納等の文書の取扱い)

第11条　総務課長は、郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便(以下「信書便」という。)の送付に要する料金の未納又は不足の文書及び物品が到着したときは、必要と認めたときに限り、その料金を納付し、受領することができる。

(親展文書の取扱い)

第12条　親展文書を受領した者は、その文書が公文書であったときは所属する課の文書取扱主任に返付しなければならない。

(電子情報処理組織による電子文書の取扱い)

第12条の2　電子情報処理組織により電子文書を受領した者は、速やかに当該電子文書の内容を確認し、文書取扱主任に回付しなければならない。

(文書の受領)

第13条　文書取扱主任は、総務係長又は指名職員が配布した文書及び前条の規定により回付を受けた文書並びにファクシミリ、会議その他により課で直接収受した文書(以下「配布文書」という。)を、速やかに受領しなければならない。ただし、当該配布文書が、他課に配布すべきものと認められるとき(同条第2項の場合を除く。)は直ちに総務係長又は指名職員に回付しなければならない。

(配布文書の処理)

第14条　文書取扱主任は、受領した配布文書について文書管理システムにより、収受年月日、文書分類、文書番号、件名その他の必要事項を登録しなければならない。ただし、別に定める文書管理システムへの登録が適当でないものについては、登録を省略することができる。

(配布文書の処理期日)

第15条　配布文書は、3日以内に処理しなければならない。

(配布文書の緊急処理)

第16条　配布文書のうち、緊急を要するもので、管理者の指示により処理すべきであると認めるもの又は重要な事項であると認めるものについては、その文書を携行のうえ、課長自ら管理者の指示を受けなければならない。

(起案)

第17条　事務処理の起案は、文書管理システムにより出力される起案用紙を用い、次に定める方法により行うものとする。ただし、物品の購入、請負契約の締結及び金銭の収入又は支出等経理の諸帳票に関するものについては、別に定める帳票等により起案することができる。

(定例又は簡易な文書の処理)

第18条　配布文書で、定例又は簡易なものは、前条の規定にかかわらず、起案用紙を用いないで、文書の余白に処理案を記載し、文書処理印を押し、必要事項を記入し、起案することができる。この場合において、文書管理システムにより起案又は供覧した旨を登録しなければならない。

第19条　削除

(合議)

第20条　起案者は、決裁を受けようとする事案の内容が他の課に関連し、意見の調整を要すると認められるときは、当該他の課に合議しなければならない。この場合において、合議を受ける職は、審査又は記録を要するものその他特に必要があるものを除き、課長とする。

第21条　合議の必要のある事案で、関係課が多数あり、かつ、合議内容が複雑なものについては、前条の合議にかえて連絡会議等であらかじめ関係課長と協議し、又は文書の写しを送付して意見を求めるなどして調整を行うものとする。

(持ち回り)

第22条　急施を要する文書、重要な文書及び事案が複雑で説明を要する文書は、起案者又はその上司が自ら携帯して説明し、決裁を受けなければならない。

(代決)

第23条　急施を要する文書で、決裁者が不在のときは、決裁規程の定めるところにより処理するものとする。

(決裁の日付)

第24条　決裁を受けたときは、起案者が起案用紙又は文書処理印に決裁年月日を記入し、又は文書管理システムにより登録するものとする。

(用紙の規格及び使用方法等)

第25条　公用に使用する用紙の規格は、総務課長が指定し、又は承認した場合を除き、日本産業規格A列4判(以下「A4判」という。)とする。

(浄書及び印刷)

第26条　文書の浄書又は印刷は、原則として、パーソナルコンピュータ等により主管課において行うものとする。

(発信者名)

第27条　発送文書は、管理者名(必要により市長名)を用いる。ただし、簡易な事項及び庁内の往復文書並びにこれらに類するものは、局長若しくは副局長若しくは課長名又は局名を用いることができる。

(記号及び番号)

第28条　発送文書に付する記号及び番号は、次のとおりとする。ただし、課名の首字のみでは、他課との識別ができない等これにより難い場合は、総務課長に協議のうえ、変更することができる。

(発送文書の日付)

第29条　発送文書の日付は、発送の日とする。ただし、別に定めがあるものについては、この限りでない。

(発送文書の審査)

第30条　起案者は、浄書し、又は印刷した発送文書及び決裁済みの起案文書を文書取扱主任に回付するものとする。

(公印及び契印)

第31条　発送文書には、鳥取市水道局公印管守規程(昭和27年鳥取市水道事業管理規程第2号。以下「公印規程」という。)に定める公印を押印し、決裁文書と契印するものとする。

(電子署名)

第31条の2　前条の規定にかかわらず、電子情報処理組織又は総合行政ネットワークによる発送文書については、公印の押印及び契印に代え、電子署名を付与するものとする。ただし、電子情報処理組織の電子メール(以下「電子メール」という。)により発送する文書その他総務課長が適当と認めた文書については、電子署名の付与を省略することができる。

(発送)

第32条　文書の発送は、次に定めるところによるものとする。ただし、電子情報処理組織及び総合行政ネットワーク文書による発送文書(電子メールによる発送文書を除く。)の発送方法については、総務課長が別に定める。

(担当者の文書整理)

第33条　担当者は、あらかじめ、完結文書が保存されることとなる簿冊に関して、文書分類、保存年限、名称その他の必要事項を文書管理システムにより登録しておかなければならない。

(保存年限)

第34条　文書には、当該文書の内容等に応じて、適切な保存期間(以下「保存年限」という。)を設定し、当該期間保存しなければならない。

(課長への文書引継ぎ)

第35条　文書取扱主任は、第33条第3項の規定により引継ぎを受けた完結文書が文書管理システムの登録情報と相違ないかどうかを確認し、課長に引き継がなければならない。

(文書の保存)

第36条　課長は、文書の引継ぎを受けたときは、保存年限別及び完結年度別ごとに書庫に収納し、所定の期間保存しなければならない。

(書庫の管理)

第37条　書庫は、総務課長が管理する。

(保存文書の廃棄)

第38条　課長は、毎年保存年限の経過した保存文書を調査し、廃棄するかどうかを決定しなければならない。

(口頭又は電話による受付の処理)

第39条　口頭又は電話による重要な連絡又は指示を受けたときは、必ず文書に所要事項を記載し、主管課の文書取扱主任へ回付しなければならない。

(業務上の指示等)

第40条　業務上の指示又は連絡は、簡易なものを除き、文書をもって行わなければならない。

(非常持出し)

第41条　非常の際持出しを要する文書は、常に持出しできるように適当な処置を講じなければならない。

(国立国会図書館への納本)

第42条　国立国会図書館法(昭和23年法律第5号)第24条の2の規定に基づき、水道局が出版物を発行した場合は、国立国会図書館に納本することとする。

(委任)

第43条　この規程に定めるもののほか、必要な事項は、管理者が定める。